Идеално търговско предложение - как се пише оферта

Нашите клиенти виждат стотици търговски оферти от различни фирми. По начина, по който  е написана офертата, клиентът прави изводи за сериозността на фирмата и професионализма на служителите, които работят в нея.

Потенциалния купувач много бързо, в рамките на 30 секунди, взима решение дали да обърне внимание на дадено предложение. От вас се изисква да накарате клиента не само да прочете вашата оферта, но и да се заинтересува от нея.

Тук ще разгледаме, как да напишете добра търговска оферта.

Какво е търговско предложение / оферта

Търговската оферта в най-общия смисъл е документ, насочен към потенциалния купувач,  който съдържа информация за фирма, продукт или услуга и условия за покупка, които предлагате.

Този документ се изпраща на потенциални клиенти, за да се запознаят с дейността и продуктите на фирмата на продавача. Основната цел на офертата е продажба. В широк смисъл "търговско предложение" или "оферта" може да се нарече всеки текст, насочен към продажбата, без зависимост от това дали текста се намира върху хартия, на билборд или в интернет. По принцип дори  имейл спамът може да се нарече търговска оферта.

Съществуват два основни типа търговски предложения - "горещи" и "студени". Гореща търговска оферта се изпраща до клиента, с когото вече сте имали пряк контакт и принципно съгласие той да получи вашето предложение. Например, служителят на вашата фирма вече е провел предварителен разговор с клиента или клиента е изпратил запитване чрез интернет сайт. Студена търговска оферта се изпраща без предварителна комуникация с клиента и без неговото искане.

Как да направите ефективно търговско предложение

Ефективната оферта не просто разказва на клиента за вашият продукт или услуга. Тя отчита нуждите на клиента, за които трябва да разберете предварително.

Например, няма смисъл да изпращате оферта за счетоводни услуги на фирма, която има цял счетоводен отдел или да предлагате офисни мебели на клиенти, чийто екип работи онлайн. В първия случай клиентът няма потребност и проблем с обработката на счетоводните документи, а във втория - с обзавеждането на офис.

Затова изпращайте своето търговско предложение само на потенциалните клиенти, които  имат проблеми и задачи, които вие можете да решите. Клиентът трябва почувства, че го разбирате и наистина вашата фирма ще реши проблема му.

Също така е важно да знаете, че работите на конкурентен пазар и в повечето случаи  всички потенциални клиенти вече купуват продукт или услуга от някой. Вашата задача е да обясните защо клиентът трябва да откаже на партньора, с когото вече сътрудничи, може би от много години, и да сключи договор с вашата фирма.

Подготовка за съставяне на писмена оферта

Изготвянето на търговско предложение трябва да започне с анализ на нуждите на потенциалния клиент. Трябва да разберете:

• Кои са основните трудности и проблеми, пред които е изправен клиентът;
• Какви нужди на клиента може да задоволи вашият продукт или услуга;
• С какво вашият продукт или услуга се различава от подобни продукти, какви характеристики и предимства са важни за клиента;
• Защо клиентът трябва да си сътрудничи точно с вашата фирма;
• Силни и слаби страни на конкурентите;

След като анализирате нуждите на клиента, трябва да изготвите най-пълния списък на предимствата на вашия продукт въз основа на тези нужди. Списъкът трябва да бъде възможно най-пълен, важно е да се използват различни гледни точки. После ще можете да го използвате, когато подготвяте своите маркетингови материали. А сега включете в своята оферта само най-значителните ползи и предимства на продуктите и цялата фирма. Всички предимства трябва да бъдат подредени по важност. Обикновено най-важните за клиента са 3-5 ползи и предимства.

За да  определите най-важните си предимства, можете да се възползвате от събраната информация за слабите страни на вашите конкуренти. Например, ако конкурентът има по-ниски цени, но лошо обслужване, трябва да отбележите, че вашето обслужване е на много високо ниво. Не се включвайте във война на цените. По-ниската цена често означава по-ниско качество на продукта или услугата. Полагайте се на вашето качество, а не на ниската цена.

Друг начин да намерите своите важни предимства е да видите отзиви на своите настоящи  клиенти. Какво те изпъкват като вашата силна страна? Невинаги е лесно да получите отзиви от своите клиенти. Използвайте всяка възможност за обратна връзка с тях - например, директно общуване, когато това е възможно.

Към намилането на своите предимства при решаване на потребностите на потенциалните клиенти трябва да подхождате с цялата отговорност, защото ще събирате информация, която може да определи маркетинговата ви стратегия за години напред.

Структура на текста на търговска оферта

Важно е да спазвате определена структура на текста, за да стимулирате клиента да го прочете до края. Текстът задължително трябва да бъде разделен на параграфи, за да е  лесен за четене.

Важни точки в текста на офертата:

1. Проблем или задача, които решавате

В заглавието и в самото начало на текста посочете какъв проблем на клиента помогате да се реши.

• Това е много важна част на офертата. Ако не сте улучили потребностите на потенциалния клиент, предложението ви няма да бъде прочетено до края.

2. Вашият продукт или услуга, които решават тези проблеми

Опишете какво точно предлагате за решение на проблемите и задачите на клиента.

• Не използвайте местоимението "ние", по-добре е да пишете "вие". Като цяло  клиентът не се интересува от вас и вашата фирма. Той се интересува от предимствата, които ще получи от сътрудничеството с вас.
• Използвайте думите отразяващи решение на проблеми, например: "помага",  „гарантира“, „предоставя“, „позволява“, "прави".
• Използвайте максимално прост език с минимум термини. Ако продуктът или услугата ви са сложни и се налага да използвате специална терминология, уверете се, че клиентът ще я разбере или добавете по-прости описания.
• Ако вашето търговско предложение е конкретно и "горещо", посочете цени и условия за  придобиване на вашите продукти или услуги.

3. Ръководство за действие

Вашето писмо трябва да принуди клиента да предприеме действие - да премине към оформяне на поръчката, да ви се обади или посети вашия сайт.

• Напишете конкретно, какво действие искате да направи клиента - "Обадете ни се на тел....", "Вижте в сайта ни ...".
• За да стимулирате клиента, можете да въведете стимули - например, ограничено действие на офертата по време, ограничена по време отстъпка или друго.

4. Бързина и удобство

Дори вашият клиент да е фирма, вие все пак общувате с реален човек, а хората са мързеливи и не искат да променят нещо в работата си. Ето защо е важно да обясните на  клиента, че взаимодействието с вас ще бъде лесно и удобно за него и няма да отнеме  много време.

• Посочете с какво сте лесни и удобни. Например: "Ние сме отворени 24 часа...", "Доставката ще бъде до вашия офис", "Трябва само да кликнете върху това и..." и т.н.

5. Защо да ви имат доверие

Накрая напишете доказателства за вашия професионализъм.

• Напишете за вашите сертификати, награди и важни клиенти, ако имате такива.
• Посочете примери за вашата работа, отзиви на клиенти. Важно е да покажете, че много хора  избират вашата фирма и че клиентите са доволни от вас. Хората повече вярват на  отзивите, отколкото на думите на продавача.

Тънкости на съставяне на търговска оферта

• Дори да изпращате стотици бизнес предложения на ден, важно е да ги направите  уникални и възможно най-персонализирани. Създайте шаблон на оферта, в който ще  замествате данни от различни клиенти.
• Въпросът за посочване на цена в офирта е най-често срещаният.

Логично е, ако изпращате оферта на "горещ" клиент, да посочите всичко, за което сте се уточнили предварително и цената, вероятно, е едно от основните неща, които иска да види клиента.

Когато изпращате "студени" оферти, по-важно е да обясните какво точно продавате, а не да посочите конкретната цена. Ако клиентът е харесал продукта или услугата, липсата на цена ще бъде допълнителна мотивация за него да се свърже с вас.

Друг е въпросът дали цената е вашето предимство пред конкурентите? Тогава има смисъл веднага да я посочите. За някои продукти въпросът за цената е определящ и никой няма да ви се обади, ако не я посочите.

Как да изпратите своята оферта

Основни два начина да изпратите своето предложение е да го предоставите на клиента в електронен вид по имейл или на хартиен носител лично или с обикновена поща.

Най-използваните формати за текста на документа са:

• .doc файл
• .PDF файл
• обикновен текст в тялото на електронно писмо
• разпечатка на хартия

За да прецените, какво е подходящо за вас, трябва да знаете специфика на вашия бизнес. Например, ако търговското предложение получава някой служител на фирмата на клиента и после прави разпечатка за ръководството, тогава е най-добре да изпратите файл в  PDF формат или дори разпечатка на хартия. Ако пишете директно до лицето взимащо  решение, можете да вмъкнете целия текст на оферта в тялото на писмото.

Успех!