Как и защо да делегирате правата

Основния проблем на всеки успешен предприемач е липсата на време. Работата, запълваща ежедневието на всеки бизнесмен, има способността да завладява все по-големи територии и да навлиза дори в личния живот. Как да си спестите малко скъпоценни минути и часове?

Тук ще разгледаме няколко възможности, които ще Ви позволят да си спестите малко свободно време. Ползвайки нашите съвети ще можете да получите помощ от други хора, без да губите контрола си върху фирмата. Похватите, които предлагаме, включват и някои положения на тайм мениджмънт (управление на времето).

Да поговорим за делегирането на правата. Сигурни сме, че ако работите по цял ден и по цяла нощ и непрекъснато се намирате в напрегнато състояние, а през ума Ви минава поне едно от тези изречения: «Никой няма да го направи по-добре от мен». «Аз съм прекалено критичен към работата на други хора – каквото и да направят, няма да ми харесва». «Ако оставя нещата без контрол, всичко ще се срути». «Не мога да реша, какви задачи и отговорности бих могъл да предам на други хора». «Не мога да си позволя да плащам на някой, когато мога сам да свърша тази работа». Познато ли е за Вас? Знаете ли, че за да изградите добър бизнес, първо трябва да изградите добър екип?

Повечето собствениците на бизнес изпитва вътрешно притеснение, когато трябва да молят за помощ. Притеснението е толкова завладяващо, че голяма част от предприемачите предпочитат да се нагърбят с колкото може повече работа във фирмата. Но, реалността е, че не можете да вършите всичко и, като резултат, се разкъсвате между незначителните задачки, оставяйки на втория план развитието на бизнеса си.

Повечето бизнесмени се страхуват да делегират пълномощия ("да предават властта”), защото не знаят какво ще се случи, ако загубят контролът върху управлението на фирмата. Но, хубавата новина е, че не бива да се притеснявате – в същност, Вие имате повече власт, отколкото подозирате. Защото, когато сте ясно определили, какво точно трябва да бъде направено и какъв резултат трябва да се постигне, всеки квалифициран служител би могъл да се справи с всякаква задача не по зле от Вас самите.

Основата на успешното делегиране е да установите задачите, срокът и крайният резултат преди да делегирате правата си на някого. Ще Ви посочим пет стъпки, съпроводени с определени действия, които ще Ви помогнат на практика да се научите успешно да делегирате правата:

Помислете, какъв точно личен принос имате в дейността на фирмата си? Какво точно зависи от личните Ви действия, за да може фирмата да бъде успешна? Това са нещата, които трябва да продължите да правите. Всичко останало, намиращо се извън непосредствените Ви компетенции или нещата, които лесно биха могли да свършат и други хора, могат да бъдат делегирани.

В групата на задачите, които могат да бъдат предадени на друг служител, потенциално влизат рутинните офис-дейности, телефонните разговори и преписката с по-дребните клиенти, оформянето на стандартни поръчки и т.н.

Какво трябва да правите: Направете списък със всички си ежедневни, ежеседмични и ежемесечни задачи. Прегледайте списъка и определете, какви задачи са съществени и важни (тях трябва да продължите да изпълнявате лично). Определете на кого ще делегирате останалите по-неотговорните задачи.

Разгледайте всички важни дейности, изпълнявани във Вашата фирма. Каква е целта на всяка една от тях и какви задачи трябва да бъдат изпълнени за постигането на целта?

За да делегирате част от задачите, трябва да можете точно и разбираемо да кажете, какво искате да бъде свършено. Възможно е, че „никой не може да свърши работата по-добре от Вас” само защото наистина не може да разбере, какво искате да бъде направено. За всяка дейност планирайте какво трябва да бъде свършено, как искате то да бъде свършено и какъв резултат трябва да се постигне.

Какво трябва да правите: Създайте необходимата организация на работа. Определете крайният резултат на всяка дейност и стъпките, които трябва да бъдат направени за постигането на резултата. Веднага, щом сте определили човека, на когото да делегирате задачите си, предайте му списъка със стъпките, заедно с необходимата информация и документация на електронен и/или хартиен носител.

За да откриете „точния човек”, на когото да предадете част от Вашата работа, трябва да потърсите такъв, който притежава умения и способности аналогични на Вашите. Какво точно искате да върши новият служител? Да се занимава с административните задачи? Да са съсредоточи върху маркетинга или счетоводството? Търсите анализатор? Веднага, щом ще разберете, какви умения търсите, ще знаете какви умения трябва да притежава новият служител.

Трябва само да изберете един от всичките кандидати за работа (не наемайте още първия специалист, когото ще откриете, преди да сте проучили още няколко с подобна квалификация!).

Какво трябва да правите: Разгледайте изпълняваните от Вас задачи и решете, какви умения те изискват. Провеждайки интервю за работа, задавайте на кандидатите отворени въпроси (тези, на които не може да се отговори само с „да” и „не”), позволяващи на кандидата да покаже, дали притежава търсените от Вас професионални умения. Не забравяйте да разпитвате и познатите Ви хора. Може би някой от тях ще се окаже добър потенциален кандидат.

Една от важните стъпки към успешното делегиране на пълномощията е да планирате предварително, какви резултати очаквате да получите от дейността. Запознайте с Вашите очаквания «заместника» си. Вашите очаквания трябва да бъдат логични, реални, точни и измерими. Например, можете да изисквате «да се сключват 5 предварителни договора с клиенти на седмица» вместо «да се сключват договори».

Отговорността за неизпълнението на целите на дейността трябва да е точно определена. Всяко не постигане на набелязаните цели влияе върху успеха на бизнеса Ви. Всеки трябва да носи отговорност за изпълнението на своите задачи.

Какво трябва да правите: Формулирайте определени цели, проценти, бройки или някакви конкретни резултати, които трябва да бъдат постигнати от човека, на когото делегирате своята работа. Запознайте с тях „заместника си” и му съобщите за последствията, ако целите и резултатите няма да бъдат постигнати.

5. Контрол

Не мислете, че щом веднъж сте предали задачите си някой друг, можете да ги забравите. Хората са си хора и могат да правят грешки и да пропускат нещо. Не ги оставяйте безконтролно да се справят със задачите, а определете периодичност с която ще се интересувате, какви резултати са постигнати.

В зависимост от това, дали работите в един офис или само се чувате по телефона, определите мястото и часа на такива периодични срещи. Това може да бъде, например, среща за 30 минути всеки вторник във Вашия офис в 14,00 часа. По време на срещата ще можете да разгледате и проверите свършената работа и да отговорите на въпроси. Можете да изберете да се срещате със „заместника си”, например, след края на всеки етап от изпълняваният проект. Такива срещи ще Ви позволят да наглеждате по-отблизо работата на човека, да откривате навреме възникващите проблеми, да оказвате необходимата помощ. В същото време, между тези срещи ще разполагате с достатъчно време за да можете изцяло да се съсредоточите върху другите си задачи.

Какво трябва да правите: Направете график за периодичните срещи. Уверете се, че ги използвате добре за да се запознавате с изпълнението на делегираната от Вас работа.

Успех!