Правила за ефективно планиране на началото, средата и края на работния ден

Случвало ли ви се е упорито да работите цял ден, а после да откриете, че на практика нищо не сте направили? Най-неприятното е, когато в края на деня откриваме, че най-важните задачи дори не сме подхващали.

Край на безсмислената работа! Ние в Планета Бизнес решихме да ви помогнем да спасите своето време, като знаете какви задачи са най-важни за вас в началото, средата и края на работното време.

Бонус на тези правила е възможността да използвате тези правила не само по време на работа, а и в различните ситуации в живота.

Специалистите по мениджмънт знаят една интересна закономерност: за работата се отделя точно толкова време, с колкото разполагате, т.е. всякаква работа се изпълнява в рамките на времето, което се отделя за нейното изпълнение (ако имате пет часа – ще я изпълните за пет часа, ако имате един час – ще приключите работата точно за един час).

Имайте предвид тази закономерност, когато планирате своя работен ден, дори тя да ви изглежда странна и несериозна.

Сега ще разгледаме принципите за планиране, които дават най-добър резултат не само на работното ви място, а и в различните ситуации от вашия живот. Опитайте да използвате, колкото може повече от тях, и намерете своя стил за планиране на времето.

Правилата за планиране на работния ден могат да бъдат разделени на три големи групи: правила за началото на деня, правила за средата на деня и правила за края на деня.

Опитайте се за началото на всеки ден да намерите нещо позитивно, защото нагласата, с която започвате да вършите своите всекидневни задачи, е много важна за постигането на успех.

Всяка сутрин питайте себе си за три неща:

• Как този ден може да ме доближи до постигането на моите цели?
• Какво мога да направя днес, за да получа, колкото може повече радост и удоволствие?
• Какво мога да направя днес, за да съхраня своя начин на живот (своето здраве)?

Създаването на положителна нагласа обикновено не отнема повече от две-три минути. Дайте на себе си тези минути, преди да започнете своята „стандартна сутрешна програма“.

Закусете добре и без да бързате. Можете да развалите целия си ден, ако сутрин побързате за работа, без да сте се наспали и закусили.
Не казвайте, че нямате време спокойно да закусите! Това е въпрос на вашите приоритети, за да се наспите и да имате време нормално да закусите, просто трябва да лягате малко по-рано.

Това е елементът на вашата самодисциплина, който ви помага бързо да преминете към работния си ритъм.

Установено е, че десетминутната подготовка за работния ден позволява да икономисвате до два часа от работното си време. Спечелете тези два часа за себе си!

Подредете плана със задачите ви за деня, като използвате своята любима система за планиране. Съставяйки работния си план, имайте предвид, че трябва да планирате не повече от 60% от своето време, а 40% е резервен фонд от време за неочаквани и спешни задачи, които могат да се появят през деня.

Имайте предвид, че съществуват доста задачи, които изобщо можете да не вършите.

Наистина трябва да се откажете от сутрешния „ритуал“ да поздравявате всичките си колеги, да обсъждате с тях последните новини и да пиете половинчасовото си сутрешно кафе.

На вас, разбира се, ви трябват социални контакти. Но сутрешното време е много ценно, затова е по-добре да ги пренесете за по-малко напрегнати часове на деня – обедната почивка или във втората половина на деня.

Следва да започвате деня от изпълнението на ключовите ви задачи за деня – задачи от група „А“. Всички останали задачи могат малко да почакат.

Не започвайте деня си с преглеждането на кореспонденцията, ако това не се явява една от ключовите ви приоритетни задачи за деня.

Определяйте важността на всяка задача и давайте приоритет на тези, които пряко влияят върху резултата на вашата работа. Опитвайте се да не вършите това, което може да свърши някой друг.

Съгласувайте своите планове за деня със своите колеги, с които ще работите по изпълнението на своите задачи за деня. Координирайте с тях своите планове за деня.

Ако имате секретар, имайте предвид, че той е най-важният ви партньор, когато става дума за създаването на оптимални условия за работа. Отделете на секретаря си първите минути от работния си ден. Той трябва да знае работния ви план – това ще му помогне да покачи ефективността на вашата работа.

Подгответе за работния ден своето бюро и място около компютъра, ако не сте го направили в края на предишния работен ден. Оставете на бюрото си само материали и документи, които са ви необходими за решение на приоритетните ви задачи от група „А“.

Психолозите съветват едновременно на бюрото да се намират не повече от шест документа – това позволява да не се разсейвате и да се съсредоточите върху ключовите си задачи. Подреденото бюро стимулира „подредено“ мислене.

Ако не сте най-голям ръководител, вашите шефове ви възлагат задачи. Често сроковете за изпълнение на задачите се определят необмислено и при това, без да можете добре да ги вместите в своите работни планове.

Трябва да се стараете да се приспособявате и да успявате да „спазарите“ удобни за вас крайни срокове на вашите задачи. Един от начините да го направите е да искате от своето ръководство два пъти по-дълъг от реално необходимия срок за изпълнение на конкретните задачи. В повечето от случаите, това е напълно постижимо.

Ако имате подчинени, трябва да действате точно по обратния начин – давайте им примерно с 30% по-малко време, отколкото според вас е необходимо за изпълнението на дадена задача. Ако вашият подчинен успее да се вмести в този срок, вие ще икономисате от времето на вашите служители, ако не – нищо няма да загубите, защото имате запас от още малко време.

Доста хора се опитват непрекъснато да подхващат нови и нови задачи, да реализират нови идеи. Всяко започване на нещо ново се отразява върху вашия работен график и графика на вашите колеги и подчинени. Например, случва се някой служител по време на някакво съвещание, на което можеше и да не присъства, да получи някакви допълнителни задачи, които излизат извън обичайните му задължения. На него могат да му поръчат да направи нещо, да се включи в някаква работна група и т.н.

Затова най-добре е да проверявате всичките си действия (отговори на писма, разговори по телефона, съгласуване на съвместна работа, присъствие на съвещание и т.н.) от гледната точка на възможна необходимост от вашата реакция и съответно получаване на допълнителни задачи.

Във всяка фирма възникват разнообразни неочаквани и спешни проблеми за решаване. Помнете, че когато се отвличате с някакви спешни задачи, вие забавяте изпълнението на важни планирани дела.

Затова във всеки конкретен случай решавайте дали не е по-добре да откажете изпълнението на неочаквано възникналите задачи.

Обикновено импулсивното отклонение от набелязания работен план за деня значително намалява вашата производителност.

Затова помислете добре, ако през деня изведнъж ви се прииска да направите нещо непланирано, например да се обадите по телефона.

Кратки почивки в работата са задължителни. Колко често и колко дълги да ги правите – преценете сами. Важното е да не забравяте да почивате.

Много по-бързо и ефективно можете да изпълнявате своите рутинни задължения, ако групирате еднородните задачи в работни блокове. Например пет блока по 10 минути за телефонните обаждания, един блок от 60 минути за всички кратки съвещания, два блока по 30 минути за отговори на електронните писма и т.н.

Така няма да ви се налага да се подготвяте за изпълнението на всяка отделна задача, а ще можете да направите само една подготовка преди всеки конкретен блок. Така ще можете да спестите няколко часа от работното се време.

Блоковете не бива да бъдат по-дълги от 30-60 минути.

Старайте се бързо да довършвате това, което сте започнали да правите.

Вие изразходвате излишно време всеки път, когато трябва да се върнете към задачата, която още не сте приключили, защото ви се налага да повтаряте част от действията, които веднъж вече сте направили.

Използвайте времето, което неочаквано се появява като свободно в работния ви график, например, когато трябва да чакате пред кабинета на шефа или присъствате на съвещание, което е безполезно за вас.

Имайте наум няколко задачи, които бихте могли да решите точно в такова време, и всеки път, когато ви се появява непланирано свободно време, се питайте: „Как мога да използвам тези минути с максимална полза?“

За вашата продуктивност добре работи възможността да намерите един час през деня, когато никой не може да ви притеснява. Това е времето, когато можете най-добре да се концентрирате.

Планирайте специално такъв час за всеки работен ден.

Отделете се от външния свят, помолете колегите ви да не ви притесняват, затворете вратата в кабинета, ако можете – изключете телефона.

Използвайте този час за важните, но не спешни задачи – тези, които водят към вашите цели, имат перспективи или за задачите, за които все не намирате време във всекидневната рутина.

Принципът на Парето казва, че често 80% от важните дела се вършат през 20% от времето.

Следете как изразходвате своето време и проверявайте своите планове от гледната точка на крайните ви приоритети.

Завършете всички дребни задачи, които сте планирали за деня.

Отлагането на дребни задачи ден след ден може да доведе до много повече усилия, защото в един момент може да ви се наложи да решавате купчина от дребни незавършени и вече важни и спешни задачи.

Организацията на успешна работа не е възможна, без да контролирате резултатите на труда си. Важно е за всяка задача да имате ясни критерии, които показват, че задачата е изпълнена успешно.

В края на работния ден просто сравнете какво сте планирали, какъв резултат сте получили и дали той отговаря на критериите за успешно изпълнение.

Най-добре е да планирате следващия си ден в края на предишния. Това, разбира се, не отменя сутрешното преглеждане и коригиране на работния план за деня.

Успех!